Електронний обмін даними
Електронний обмін даними (скорочено ЕОД, англ. Electronic Data Interchange, EDI) надає діловим партнерам ефективний інструмент для передачі інформації безпосередньо із однієї комп’ютерної системи в іншу. Завдяки використанню стандартних ділових повідомлень ЕОД, в яких інформація передається в структурованому вигляді із застосуванням численних стандартизованих довідників та кодів, можна швидко передавати дані незалежно від особливостей програмного і апаратного забезпечення, якими володіють партнери. Використання ЕОД виключає помилки, неминучі при опрацюванні документів вручну, що сприяє підвищенню ефективності та якості ділових стосунків, та дозволяє позбутися величезної кількості паперових документів.
ЕОД дозволяє компаніям поліпшити процеси управління і контролю у сферах виробництва, закупівель і постачання.
Організація GS1 забезпечує два сумісних стандарти для електронних ділових повідомлень: GS1 XML та GS1 EANCOM. Обидва стандарти дозволяють безпосередньо пов’язати матеріальний товарів потік із інформацією щодо цих товарів і є необхідним чинником ефективних відносин замовника та постачальника.
Стандарт GS1 EANCOM®
EANCOM® являє собою дуже широко використовуваний у світі стандарт “класичного” ЕОД. Історія запровадження стандарту починається із 1987 року, коли у відповідь на зростаючу потребу в єдиному міжнародному стандарті електронних торгових комунікацій Генеральна Асамблея Європейської асоціації товарної нумерації (EAN) в ухвалила рішення про розробку деталізованого міжнародного стандарту електронного обміну даними на основі загальних правил UN/EDIFACT. Розроблений стандарт одержав назву EANCOM®.
В електронних повідомленнях EANCOM для позначення ділових партнерів, фізичного та функціонального розташування, а також товарів і послуг використовуються ідентифікаційні номери GS1. Електронні повідомлення EANCOM не залежать від національної мови відправника та одержувача.
Організація GS1 забезпечує постійну підтримку і розвиток стандарту. Новий реліз EANCOM (версії синтаксису 3 і 4), який, крім функцій попередніх релізів, пропонує розширену підтримку різномовних повідомлень, а також використання електронного цифрового підпису. Стандарт GS1 EANCOM доступний на центральному сайті GS1.
Розвиток комунікаційних технологій і доступність інформаційних засобів для малих і середніх підприємств визначили появу простіших способів реалізації стандарту EANCOM. Це, зокрема, “спрощений ЕОД” (Lite EDI) та ЕОД з використанням мережі Інтернет (Веб-ЕОД). У першому випадку йдеться про передачу найтиповішої торгової інформації за допомогою електронних повідомлень, що за спрощеними правилами забезпечують обмін основною комерційною інформацією. При цьому формування електронних повідомлень забезпечується за допомогою фіксованих форм для введення даних. Це значно спрощує технічну реалізацію ЕОД на підприємствах, не здатних вкладати значні кошти в розвиток і підтримку інформаційних систем.
У другому випадку (Веб-ЕОД) використовуються спеціальні засоби, що дозволяють, наприклад, дрібному постачальнику приймати й відправляти повідомлення в зручному для нього текстово-табличному вигляді, частіше – через Інтернет і з використанням загальнодоступного програмного забезпечення. Такі технології спрощеного ЕОД дозволяють крупному користувачеві одержувати і відправляти інформацію у вигляді стандартних повідомлень EANCOM партнерам, що мають мінімальне інформаційне оснащення.
Стандарти GS1 XML
Організація GS1 почала розглядати стандарти, зорієнтовані на інтернет-технології, ще наприкінці 1990-х років, коли від користувачів стали надходити запити про розробку всесвітніх стандартів ЕОД на основі XML. На початку 2000-х років був опублікований перший відкритий міжнародний стандарт організації GS1 для електронної комерції.
В основу розробки покладене моделювання бізнес-процесів і застосування принципів спрощеної електронної передачі інформації. Серед інших особливостей – синтаксична незалежність стандарту: використовуються довідники, системи класифікації тощо, прийняті на всесвітньому рівні і призначені не тільки для інформаційного обміну, але, в першу чергу, для використання у якості базових в інформаційних системах користувачів.
Стандарти GS1 XML доступні на центральному сайті GS1.
Стандарт передбачає повний набір повідомлень, необхідних як для обміну комерційною інформацією між партнерами, так і для синхронізації даних та взаємодії із Всесвітньою мережею синхронізації даних (GDSN).
Електронний обмін даними в Україні
В Україні роздрібна торгівля належить до найбільш динамічних секторів економіки. Торгові мережі, які оперують значним асортиментом товарів і мають сотні постачальників, втрачають значні кошти на роботи з паперовими комерційними документами і прагнуть всіляко спростити цей процес.
Торгові мережі в Україні почали інтенсивно запроваджувати електронне ділове спілкування зі своїми постачальниками у 2006 – 2007 роках. Важливу роль у запроваджені ЕОД в Україні відіграють постачальники спеціалізованих комунікаційні та мережевих сервісів. Форми технічної реалізації ЕОД різні і залежать від специфіки підприємств-постачальників, їх інформаційного забезпечення та ділових потреб.
Важливий чинник електронної комерції за стандартами GS1 – унікальна ідентифікація кожного учасника електронних ділових стосунків (в тому числі й окремих виробничих підрозділів) унікальним номером GLN. Ще до початку широкого запровадження електронного обміну даними в українській торгівлі “ДжіЕс1 Україна” забезпечила готовність українських підприємств, запровадивши присвоєння “основного” номеру GLN кожному асоційованому члену при вступі в Асоціацію. Із запровадженням електронних відносин між торговими мережами та постачальниками, застосування присвоєних Асоціацією номерів GLN в електронних комерційних документах для тисяч українських підприємств стало такою ж буденною практикою, як і штрихове кодування продукції.
За оцінками Асоціації “ДжіЕс1 Україна”, на кінець 2015 року переважна більшість торгових мереж в Україні підтримували електронне ділове спілкування зі своїми постачальниками.
Електронний обмін даними за стандартом EANCOM на кінець 2015 року використовували біля двох титсяч українських суб’єктів господарювання, а кількість практичних користувачів стандарту GS1 XML в Україні становила понад тисячу.
В Україні більшість користувачів здійснюють електронний обмін даними із своїми партнерами через веб-інтерфейси, надані постачальниками послуг ЕОД (при цьому обмін між інтерфейсом користувача і інтерфейсом чи системою торгового підприємства може відбуватися як за стандартом GS1 XML, так і EANCOM). Загалом на кінець 2015 року близько 5 тисяч українських підприємств здійснювали обмін даними із партнерами, користуючись технологіями Веб-ЕОД.
З кожним роком розширюється перелік стандартних електронних повідомлень в ділових стосунках українських підприємств. На кінець 2015 року, крім найбільш поширених повідомлень “Замовлення” (ORDERS) та “Рахунок-фактура” (INVOIC), українські підприємства використовували низку стандартних повідомлень для узгодження майстер-даних, організації та планування транспорту і доставки, організації платежів, звітності та планування, зокрема: “Повідомлення про відвантаження” (DESADV), “Інструкції щодо відвантаження” (INSDES), “Повідомлення про отримання” (RECADV), “Повідомлення про повернення” (REТАNN), “Інструкції щодо повернення” (RETINS), “Транспортні інструкції” (IFTMIN), “Транспортний статус” (IFTSTA), “Відповідь на замовлення” (ORDRSP), “Каталог товарів/цін” (PRICAT), “Відповідь на замовлення” (ORDRSP), “Повідомлення про статус замовлення” (OSTRPT), “Комерційний диспут” (COMDIS), “”Графік доставок” (DELFOR), “Дані про продажі” (SLSRPT), “Стан складу” (INVRPT).