Ідентифікація документів

З потребами забезпечення контролю за обігом документів стикаються численні установи та організації. Інформація про паперові документи зазвичай зберігається в електронному вигляді або передається з використанням технологій електронного обміну даними. На практиці, однак, повністю автоматизовані системи комунікацій та зберігання інформації, що дозволяють зовсім позбутися паперових документів, застосовуються не часто.

З цієї причини в установах, що працюють із документами, весь час виникає потреба знаходити потрібну інформацію безпосередньо на паперових документах - для внесення даних, перевірки їх правильності або коригування. Як приклади таких документів, можна навести акти на володіння землею, податкові декларації, довідки про доставку та отримання, митні декларації, страхові поліси, рахунки-фактури, документи про освіту, маршрутні листи, документи поштових відправлень тощо. Стандарти системи GS1, забезпечують всесвітні стандартні рішення для ідентифікації та штрихового кодування документів в процесі документообігу.

Всесвітній ідентифікатор типу документу (GDTI)

Стандарт GS1 "Всесвітній ідентифікатор типу документу", GDTI (Global Document Type Identifier) являє собою ідентифікаційний номер нефіксованої довжини (мінімальна довжина від 13 цифр).

Основу номеру GDTI складає Префікс GS1 підприємства в поєднанні із розрядами "тип документу", після якого йде контрольна цифра (загалом 13 розрядів, для побудови цієї частини номеру застосовується стандартна структура GTIN-13).

Номер GDTI присвоює видавець документу, використовуючи свій Префікс GS1 підприємства та самостійно формуючи розряди "Тип документу" та "Порядковій номер документу".

Один і той самий "Тип документа" застосовується для всіх документів одної типової форми та таких, що використовуються для ідентичних цілей. Для відмінних типових форм документів значення розрядів "Тип документу" має відрізнятись.

В подальшому застосуванні "тип документа" може використовуватись як посилання на сукупність ознак та характеристик певного типу документу (видавець документу, тип документу, точні визначення прав та обов'язків, що витікають зі змісту документа тощо).

 

За своєю природою, деяка інформація в документі конкретно відображає того, кому він призначений. Тому різні документи одної типової форми будуть відрізнятися. Для відрізнення документів одної типової форми потрібно унікально ідентифікувати не тільки тип документа, а й кожний конкретний документ. Цю можливість забезпечує "Власний номер документу", використання якого, втім, не обов'язкове. "Власний номер документу" забезпечує ідентифікацію конкретного документа документ певного типу та є необов'язковим елементом номеру GDTI. Рекомендований методом присвоєння "власних номерів документів" - послідовне присвоєння порядкового номера кожному новому документу. Слід зазначити, що на будь-якій копії документа має використовуватись той самий номер, що й на оригіналі.

"Власний номер документу" дає можливість пов'язувати із номером GTDI точні дані окремого документа, (ім'я та адреса одержувача, посилання на його особисті дані, тощо).

Номер GDTI в штриховому коді на документі

На документ номер GDTI завжди подається тільки у штрихових кодах символіки GS1-128. Зміст та структуру будь-яких даних у штриховому коді GS1-128 та їх подальшу обробку автоматизованою системою визначає стандартний Ідентифікатор застосування. При поданні номеру GDTI завжди застосовується ідентифікатор застосування (253). Завдяки цьому під час зчитування штрихкодової позначки GS1-128 будь-яка автоматизована система може однозначно визначити, що зіскановано номер GDTI, та правильно його обробити.

Приклад штрихового коду GS1-128 з номером GDTI.

Штриховий код GS1-128 з ідентифікаційним номером GDTI може скануватись для отримання швидкого доступу до відповідної електронної інформації в системі документообігу, а в деяких випадках - й для автоматичного вводу певних даних.

Застосування єдиного всесвітнього стандарту для ідентифікації документів передбачає як наслідок суттєві переваги для користувачів:

  • Підвищення рівня контролю за документообігом в кожній організації.
  • Простежуваність документів в процесах роботи із ними.
  • Спрощення обліку завдяки використанню стандартної системи, яку можуть запровадити всі зацікавлені сторони.
  • Можливості використання сканування з метою скорочення кількості ручного вводу даних.
  • Забезпечення унікальної в усьому світі ідентифікації документів, що в перспективі може бути основою електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису.
  • Забезпечення послідовного підходу в роботі як із електронними, так із друкованими документами.

 

Нормативно-технічна документація:

Технічні вимоги застосування номерів GDTI встановлюють Загальні технічні умови GS1.